Перейдите в «1С:ЗУП КОРП», в раздел Настройка→ Управление персоналом → Бронирование командировок. Введите логин и пароль от учетной записи Smartway. Рекомендуем использовать аккаунт администратора, так как у него полный доступ к функциям сервиса.

Видео о работе в программе вы можете посмотреть по ссылке.

Как найти заявки из «1С:ЗУП КОРП» в кабинете Smartway

По умолчанию вкладка с заявками из «1С:ЗУП КОРП» скрыта в личном кабинете Smartway. Чтобы открыть ее, попросите администратора кабинета связаться с нашей поддержкой — мы оперативно активируем доступ.

Доступ можно дать всем активным пользователям или выбрать конкретных сотрудников.

Для того, чтобы создать заявку в «1С:ЗУП КОРП»:

1. Зайдите в раздел Самообслуживание → Мои заявки → Создать → Заявка на командировку.

2. В заявке укажите нужного сотрудника, период командировки, тип услуги (доступный авиабилет, ж/д билет, отель) и класс, если есть (эконом/бизнес).

3. Далее в «1С:ЗУП КОРП» происходит внутреннее согласование, если его настроили. Если согласование не активно или заявку создает сотрудник с полными правами, он самостоятельно нажимает «Согласовать». Это запускает отправку заявки в личный кабинет Smartway.

Чтобы заявка успешно выгрузилась, убедитесь, что:

• Заявку согласовали.
• Пассажира зарегистрировали в компании как сотрудника.
• В карточке сотрудника заполнили все обязательные поля: ФИО, дата рождения, гражданство, электронная почта, пол, номер телефона (с +7), паспортные данные.
• Данные организации (ИНН, КПП, наименование), к которой относится сотрудник, совпадают с указанными в личном кабинете Smartway.

Если сотрудник ранее не был заведен в личном кабинете Smartway, карточка создастся автоматически. Заявка появится во вкладке «Заявки из 1С». Пользователь может искать и покупать услуги стандартным образом.

Важно:

• Сотрудник может выкупить услугу и без заявки — система это не блокирует.
• Услуги можно прикрепить к заявке после покупки через раздел «Поездки» в личном кабинете Smartway. Для этого выберите поездку и нажмите «Номер заявки».
• Если совпадают четыре параметра — даты, направление, пассажир и тип услуги — услуга автоматически попадает в заявку. Если совпадения нет, создается отдельный блок.

После завершения покупки в «1С:ЗУП» можно обновить статус заявки и добавить купленные услуги автоматически.

В разделе Кадры → Командировки сотрудник может загрузить в «1С:ЗУП КОРП» список поездок по компании из личного кабинета Smartway. Передаются все стандартные типы услуг: авиа, ж/д, отели, такси, трансфер и дополнительные платные услуги. Специальные  услуги: автобусные билеты, аренда автомобиля, сложные трансферы, страховки и другие — в «1С:ЗУП КОРП» не выгружаются.

Максимальный период для одной выгрузки — 14 дней. Чтобы получить данные за более длительный период, необходимо нажать кнопку «Загрузить данные» в «1С:ЗУП» несколько раз.

При получении поездок данные о пассажирах также загружаются. Сотрудники сопоставляются по ФИО и/или паспортным данным.

Выгрузку сотрудников настраивают в разделе Настройка → Управление персоналом → Настроить условия регулярной отправки. 

Здесь можно выбрать, какие сотрудники будут передаваться автоматически. 

После настройки списков нажмите «Применить и закрыть». Кнопка «Выполнить отправку» запускает принудительную выгрузку, но использовать ее каждый раз необязательно.

Если сотрудник включен в автоматическую выгрузку, изменения в его карточке «1С:ЗУП» передаются в Smartway в течение 10 минут после редактирования.

Данные успешно загрузятся, если:

• Сотрудник проведен как работник, а не просто как физическое лицо.
• Заполнены обязательные поля в Smartway: ФИО, дата рождения, гражданство, паспортные данные, номер телефона (+7), электронная почта, пол.
• Сотрудника закрепили за компанией в «1С:ЗУП», реквизиты которой совпадают с данными в Smartway. Несовпадение ИНН приведет к ошибке.

Более подробное описание можно найти на сайте «1С:ИТС».

Сотрудник может автоматически попасть в архив, если:

• Его отметили в «1С:ЗУП» как уволенного.
• Для него отключили передачу данных, или его перевели в подразделение, для которого выгрузка не настроена. При этом ранее данные по этому сотруднику успешно передавались. 
• Его добавили в список исключений для Smartway.

Если сотрудник попал в архив случайно, его можно вернуть:

• Снова добавить его в список для выгрузки.
• Восстановить его карточку в личном кабинете Smartway.

Важно: если у сотрудника были права в кабинете Smartway, их нужно будет заново назначить вручную.