После подключения вы сможете: 

• выгружать заявки из «1С:ERP» в личный кабинет Smartway;
• получать оформленные поездки из Smartway в «1С:ERP»;
• передавать данные о сотрудниках из «1С:ERP» в личный кабинет Smartway.

Все процессы синхронизируются автоматически, что упрощает работу и сокращает количество ручных операций.

1. Перейдите в раздел НСИ и администрирование → Казначейство и взаиморасчеты → Подотчетники.
2. Нажмите Интеграция с сервисом бронирования и введите логин и пароль пользователя от Smartway.

Обратите внимание: очень важно, под какими правами выполняется подключение. Лучше всего настраивать интеграцию под администратором кабинета Smartway — у него есть полный доступ, это исключает ошибки из-за ограничений прав.

Подробный разбор настройки интеграции, ее возможностей и особенностей вы можете посмотреть в видео по ссылке.

Регулярную отправку сотрудников из «1С:ERP» в Smartway можно настроить в том же разделе, где подключалась интеграция: НСИ и администрирование → Казначейство и взаиморасчеты → Настроить условия регулярной отправки.

В «1С:ERP» можно также использовать путь: НСИ и администрирование → Кадры.

В этом разделе вы можете настроить регулярную выгрузку сотрудников в Smartway и добавить тех, кого не нужно передавать, в список исключений.

По умолчанию вкладка «Заявки 1С» в личном кабинете Smartway скрыта для пользователей. Чтобы ее открыть, обратитесь в чат поддержки или к менеджеру, который сопровождает вашу компанию.

Доступ можно настроить как для всех активных пользователей компании, так и выборочно для отдельных сотрудников.

Перед покупкой билетов или гостиниц в Smartway теперь можно согласовать командировку в «1С:ERP» и связать ее с будущим бронированием.

В разделе Казначейство → Подотчетники → Заявка на командировку вы можете создать заявку, указать сотрудника, даты поездки и маршрут.

Если сотрудник ранее не был зарегистрирован в личном кабинете Smartway, карточка создается автоматически.

После выгрузки заявка появляется во вкладке «Заявки из 1С» в личном кабинете Smartway. Пользователь может искать и покупать услуги напрямую из этой вкладки — процесс стандартный, как при обычной покупке.

После завершения покупки, в 1С:ERP можно будет обновить статус заявки и добавить купленные услуги.

Мы передаем в «1С:ERP» все услуги, которые вы покупаете через Smartway. Чтобы их загрузить: 

1. Перейдите в раздел Казначейство → Подотчетники → Электронные билеты и бронирования. Откроется справочник «Электронные документы и бронирования».

2. Нажмите «Получить данные» — загрузятся все билеты за весь период.

В некоторых версиях «1С:ERP» загрузка услуг выполняется не через справочник «Электронные билеты и бронирования», а через раздел Заявки на командировку → Загрузить данные о бронировании.

В справочнике «Электронные билеты и бронирования» отображаются два параметра:

• Электронный билет (авиа, ж/д, аэроэкспресс)
• Бронирование (гостиница, трансфер)

Здесь можно отслеживать статус услуги: покупка, возврат, доплата и т. д.

Все услуги загружаются непроведенными, проводки не формируются автоматически. Бухгалтер сначала проверяет информацию, а затем проводит операции — так сохраняется контроль над учетом. На скриншоте ниже показан авиабилет: все поля заполняются автоматически, ручной ввод практически не требуется.

Также в билете будет указана ссылка на заявку, если она была оформлена перед покупкой билета.

Порядок работы с загруженными документами и создание проводок:

1. Перейдите в справочник «Электронные билеты и бронирования».
2. Откройте нужный билет.
3. Заполните поле «Подразделение».
4. Нажмите «Провести и закрыть».
5. Выберите «ДТ/КТ» (дебет/кредит).
6. Нажмите «Отразить в регламентном учете».
7. Готово — проводки по билету сформированы.

Совет: если не хотите проводить каждый билет по отдельности, выделите все нужные строки в справочнике «Электронные билеты и бронирования», нажмите Еще → Провести и закрыть. Учтите, что после этого все равно нужно будет отразить проводки в регламентном учете.

Как формируются проводки при работе с билетами и услугами в «1С:ERP» через Smartway

Покупка билета
После ручного проведения билета формируются проводки:

• Дебет 76,14 , Кредит 60,01
• Дебет 71,01, Кредит 76,14

В зависимости от формы оплаты может дополнительно появиться проводка:

• Дебет 60,01, Кредит 60,02

Возврат билета
При возврате билета формируются обратные проводки. 
Если билет вернули через Smartway, в «1С:ERP» появляется операция «Возврат». Ее нужно провести вручную. После этого добавить билет в авансовый отчет будет нельзя.

Доплата
Доплата обрабатывается как покупка:

• Дебет 76,14, Кредит 60,01
• Дебет 71,01, Кредит 76,14

Счета для проводок выбираются автоматически.

Отели и услуги без БСО
Документ «Бронирование» с типом «Отель» добавлять в авансовый отчет не нужно. Он справочный и проводок не делает. Услуги без БСО, включая отели, проводят через акт выполненных работ, а НДС проставляют по счету-фактуре.

Авансовый отчет
Авансовый отчет не передается автоматически через интеграцию с «1С:ERP». Если нужно, разработчик может дополнить функционал через метод API «expense_report.get_after_change».

Создание авансового отчета
Когда сотрудник возвращается из командировки с посадочным или справкой о перелете:

1. Перейдите в Казначейство → Подотчетники → Авансовые отчеты.
2. Создайте новый авансовый отчет по возвращению сотрудника.

Как заполнить авансовый отчет билетами в «1С:ERP» через Smartway

1. Перейдите во вкладку «Основное» и укажите сотрудника и период отчета.
2. Перейдите во вкладку «Расходы» и нажмите «Заполнить полученными авансами и билетами».

После этого все билеты и авансовые данные, которые поступили через Smartway, автоматически подставляются в отчет.

Как провести авансовый отчет в «1С:ERP» через Smartway

После заполнения отчета билетами выполните следующие действия:

• Нажмите «Провести и закрыть».
• Нажмите «ДТ/КТ».
• Выберите «Отразить в регламентном учете».

После проведения отчета формируются бухгалтерские проводки:

• Для учета расходов: Кредит 71,01 и Дебет 26 (или другой счет, указанный для основных расходов).
• Если билет включает НДС: Кредит 71,01 и Дебет 19,04 (или 19,03 в зависимости от настроек).

Подразделение и центр затрат
Мы не передаем подразделение в билет, так как наши клиенты используют это поле по-разному — кто-то как аналитику, кто-то как реальное подразделение компании. Центр затрат также не передается, потому что такого поля нет в «1С:ERP».

Что делать
Вы можете заполнить подразделение вручную в «1С».
Если нужно подтягивать данные автоматически, попросите вашего разработчика доработать программу с использованием нашего API.

Обратите внимание на параметр «project» — с его помощью ваш IT-специалист сможет настроить «1С» так, чтобы центр затрат отображался в нужном поле, в том числе в поле «Подразделение».

Техническая документация API доступна по ссылке.

По стандартной интеграции авансовые отчеты в «1С:ERP» пока не передаются. Чтобы настроить их получение, обратитесь к своему разработчику или программисту «1С» для доработки.

Для этого можно использовать готовый метод API Smartway — «expense_report.get_after_change», который позволяет настроить автоматическое получение авансовых отчетов в «1С:ERP».