Smartway переходит на новый дизайн.
Изображения в инструкции могут
отличаться от вашего интерфейса.
Изображения в инструкции могут
отличаться от вашего интерфейса.
Меню
Smartway
переходит на новый дизайн.
Изображения в инструкции могут отличаться от вашего интерфейса, но функции те же.
Подробнее об изменениях
переходит на новый дизайн.
Изображения в инструкции могут отличаться от вашего интерфейса, но функции те же.
Подробнее об изменениях
Лимиты на отделы и центры затрат
Что такое лимит на отдел и как его настроить?
Лимит на отдел — это настройка, которая задает бюджет для командировок отдела на определенный период. С лимитом проще контролировать расходы отдела.
Кто может установить лимит
Администратор или пользователь с правами «Просматривать финансовую отчетность» и «Редактировать данные других сотрудников» могут добавлять, изменять или удалять лимиты отделов.
Для создания лимита на отдел нужно:
Дату начала лимита можно установить со следующего дня после настройки. Лимит действует с 00:00 даты начала до 23:59 даты окончания.
Кто может установить лимит
Администратор или пользователь с правами «Просматривать финансовую отчетность» и «Редактировать данные других сотрудников» могут добавлять, изменять или удалять лимиты отделов.
Для создания лимита на отдел нужно:
- Перейти в настройки отдела.
- Выбрать необходимый отдел или создать новый.
- Указать лимит отдела в рублях.
- Указать период действия лимита.
Дату начала лимита можно установить со следующего дня после настройки. Лимит действует с 00:00 даты начала до 23:59 даты окончания.
Чтобы удалить лимит отдела, нажмите на кнопку «Сбросить лимит». Она очистит поля с суммой лимита и периодом действия.
Как устроен остаток по лимиту
- Если изменить сумму лимита после начала его действия, остаток пересчитается с учетом уже проведенных операций.
- Если изменить дату начала действия лимита, остаток вернется к полной сумме лимита. Уже учтенные расходы не будут влиять на остаток: вы создадите новый лимит — с новым периодом и новым остатком.
Пример:
Лимит был 100 000 ₽. Отдел уже потратил 30 000 ₽, осталось 70 000 ₽. Если изменить дату начала действия лимита, остаток снова станет
100 000 ₽.
100 000 ₽.
- Если изменить дату окончания действия лимита, текущий остаток не изменится и продолжит уменьшаться при новых расходах.
- Когда период действия лимита заканчивается, новые расходы больше не учитываются. Чтобы лимит снова начал действовать, задайте новый период.
Остаток по лимиту отдела — это сумма, которую отдел может потратить до конца периода действия лимита. Остаток меняется после всех финансовых операций: бронирований, возвратов, штрафов, доплат и других расходов.
Сотрудник видит остаток по лимиту при выборе отдела в корзине, а согласующий — при согласовании услуг, если для отдела установлен лимит.
Если превысить лимит, пока он еще действует, остаток станет отрицательным.
Сотрудник видит остаток по лимиту при выборе отдела в корзине, а согласующий — при согласовании услуг, если для отдела установлен лимит.
Если превысить лимит, пока он еще действует, остаток станет отрицательным.
Мы отправим письмо на почту администратору в следующих случаях:
- До окончания периода действия лимита осталось 3 дня;
- Срок действия лимита заканчивается сегодня;
- Остаток по лимиту стал меньше 10% от установленной суммы;
- Лимит закончился: остаток стал нулевым или отрицательным.
Что такое лимит на центр затрат и как его настроить?
Лимит на центр затрат — это настройка, которая задает бюджет на командировки по определенному центру затрат* на выбранный период.
*Центр затрат — это параметр для учета и контроля расходов. Компания сама определяет, что считать центром затрат: отдел, проект, направление бизнеса или статью бюджета.
*Центр затрат — это параметр для учета и контроля расходов. Компания сама определяет, что считать центром затрат: отдел, проект, направление бизнеса или статью бюджета.
Кто может подключить лимит на центр затрат
Администратор или пользователь с правами «Редактировать информацию о других сотрудниках» и «Покупать поездки для других сотрудников» могут добавлять, изменять или удалять лимиты.
Для создания лимита центра затрат нужно:
Вы можете не указывать дату окончания лимита — тогда он будет бессрочным.
Администратор или пользователь с правами «Редактировать информацию о других сотрудниках» и «Покупать поездки для других сотрудников» могут добавлять, изменять или удалять лимиты.
Для создания лимита центра затрат нужно:
- Перейти в настройки центров затрат.
- Выбрать центр затрат или создать новый.
- Указать сумму лимита.
- Указать период его действия.
Вы можете не указывать дату окончания лимита — тогда он будет бессрочным.
Чтобы удалить лимит, нужно очистить поля с суммой лимита и периодом действия через редактирование значения.
Если перенести центр затрат в архив, а затем восстановить его, лимит удалится.
Остаток по лимиту центра затрат — это сумма, которую центр затрат может потратить до конца периода действия лимита. Остаток меняется после всех финансовых операций: бронирований, возвратов, штрафов, доплат и других расходов.
Остаток по лимиту отображается после настройки лимита. Его видят:
Если перенести центр затрат в архив, а затем восстановить его, лимит удалится.
Остаток по лимиту центра затрат — это сумма, которую центр затрат может потратить до конца периода действия лимита. Остаток меняется после всех финансовых операций: бронирований, возвратов, штрафов, доплат и других расходов.
Остаток по лимиту отображается после настройки лимита. Его видят:
- Администратор — при просмотре центра затрат
- Сотрудник — при оформлении услуг
- Согласующий — при согласовании услуг
Важные правила:
- Если изменить даты действия или сумму лимита, сервис пересчитает остаток заново. Он учтет только те операции, которые попадают в новый период действия лимита.
Пример:
Лимит — 100 000 ₽ на 1–30 апреля. Потратили 30 000 ₽: 20 000 ₽ — до 10 апреля и 10 000 ₽ — после 10 апреля. Потом период изменили на 10–30 апреля. Учитываются только расходы после 10 апреля — 10 000 ₽. Остаток будет: 90 000 ₽.
- Если расходы по центру затрат превысят лимит до окончания периода, остаток станет отрицательным.
- При смене центра затрат в заказе сервис пересчитает остаток у обоих центров затрат.
- Если период действия лимита истек, новые траты по центру затрат учитываться не будут.