Сотруднику
Организатору командировок
Бухгалтеру
Smartway переходит на новый дизайн.
Изображения в инструкции могут
отличаться от вашего интерфейса.
Принято
  • Главная
    /
  • Что такое заявка на поездку?

Что такое заявка на поездку?

Инструмент для предварительного согласования бюджета на командировку

Как работает:

  • Сотрудник создает заявку на командировку
  • После того, как заявка согласована руководителем, сотрудник может приобрести услуги в сервисе. Также будут сформированы документы: приказ и служебное задание
  • Все покупки автоматически контролируются на соблюдение согласованных условий

Как включить предварительное согласование?

Чтобы начать пользоваться согласованием, зайдите в «Настройки» -> «Схемы согласования» -> «Добавить схему» и отметьте во 2 вопросе — «Контролируется в Smartway»

Ответьте на все вопросы, нажмите «Продолжить» и настройте схему согласования

Как настроить согласование?

Предкомандировочное согласование настраивается так же, как любая другая схема согласования

  • При настройке схемы согласования вы можете выбрать количество шагов — итераций, которые должно пройти согласование
  • На каждом шаге назначается один или несколько ответственных
  • Можно настроить разные варианты согласования в зависимости от того, какие правила действуют в вашей компании

Как купить услуги после согласования?

  • После согласования заявки выберите услуги как обычно
  • Чтобы оплатить их, отметьте согласованную заявку на эту поездку в корзине
  • Если услуги соответствуют лимиту заявки, кнопка «Перейти к оплате» станет активной
  • Если услуги не соответствуют лимиту заявки, то вместо покупки вы сможете направить их на согласование ответственному за заявку
  • Данные ответственного сотрудника подтянутся автоматически или нужно будет выбрать их из выпадающего списка, если их несколько

Как согласовывать заявки?

Когда сотрудник отправил заявку на согласование, она автоматически появляется в личном кабинете ответственного, ему будут доступны следующие действия:

  • Отказать — сотрудник не сможет приобрести услуги.
  • Согласовать — сотрудник может выбрать и купить услуги в рамках данной заявки

Также согласующий получит уведомление о необходимости согласования на e-mail.

Как создать заявку на командировку?

Все заявки пользователя отображаются на главной странице личного кабинета. Чтобы создать новую заявку, нажмите «Новая заявка»:

  • заполните обязательные поля: город назначения, даты поездки, необходимый вам бюджет
  • введите цель поездки: если вариант из выпадающего списка не подходит, нажмите «Другое» и впишите нужную цель самостоятельно
  • нажмите «Отправить на согласование», когда все поля будут заполнены